三. 效益分析

(一)    建立起管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化(OAS)之間的溝通管道：

透過“軟體介面程式”您可以讓管理資訊系統(MIS)所產生的資訊轉換到辦公室自動化(OAS)中，再透過辦公室自動化(OAS)的訊息交換能力來自動化訊息的交流。

 (二)    簡單易用的設定介面：

使用項目設定精靈(Wizard)，以最直接了當的方式，透過選項和填入必要的資訊，就能完成所要執行之項目的設定。只要會操作Windows系統，就能夠完成必要的設定工作。

 (三)    深具彈性的處理方式：

使用參數化的設定方式，您可以按自己的需求加以調整，在處理上具有最大的調整空間及使用彈性。

(四)    透過測試執行模式來驗證設定的正確性：

在您設定好項目之後，可以透過「測試執行」的模式來測試所設定的項目，系統會詳細的列出測試過程中的所有細節，您可以透過顯示的訊息來了解所設定之項目的正確性。

 (五)    具有例外管理的能力：

如果所設定的項目無法正常的執行，系統會把例外的訊息交付系統管理者，讓管理者來執行後續的處理。

 (六)    分類管理項目：

您可以對所要執行的項目設定分類，這樣在管理目時，就能清楚所有項目的類別及其處理的可能內容。

 (七)    歷史記錄：

系統對於所執行的每個項目及其執行的結果，都會記錄到歷史記錄(Log File)中，透過歷史記錄，您可以檢視每個項目的執行方式及其結果。

 (八)    直接讀取群組軟體(Groupware)通訊錄：

對於所要郵遞的文件，您可以直接使用群組軟體(Groupware)的通訊錄來設定收件者，不用再建立相關的使用者資料。

 (九)    具有彈性的日期期間選擇方式：

對於所要執行之項目的日期期間，採用可以隨時間而變動的期間設定方式，簡化了日期期間的設定，並提高日期的處理能力。

 四. 教育訓練

 組織內部為了讓相關人員在最短的時間內勝任，教育訓練是重要的一環。但是在實施的方式上，應和傳統的教育訓練要求不同，應是一個重質的訓練，而且是使用者都達到要會的使用能力。

  要達到此目的需在教材內容安排及課程進度規劃上，先依組織的需要、人員的程度、需求內容的不同，進行各種教學計劃。如基礎教育訓練、進階教育訓練、管理人員教育訓練、使用人員教育訓練、簡易錯誤排除教育訓練…等。而這些課程的講師亦很重要，可結合組織內部原有訓練講師或培育一些具有良好表達能力的種子講師，接受內部或外部的專業訓練，強調的是熟練確實。

 另一項為教育訓練中最重要的一環考核測驗，往往為組織或主管所忽視，常有認為有上課就會的錯誤觀念。所以測驗內容務必符合實際，同時配合各部門或人員作業設計，以上機實做較優。測驗的目的不是要[考倒]與試者，而是要與試者[都會使用]所開課程內容應用。若發生效果不佳，可檢討更改教材或訓練方式進行再訓練及重點集中訓練，務必達到參加者都會的目標。

 五.   實例探討

  此“軟體介面程式”可支援現有大部分作業系統平台(如：UNIX OS)上，大部分不同程式語言開發之管理資訊系統(MIS)。市面上已有對組織需求的套裝軟體銷售。

 簡單易用的設定介面與處理方式，使用項目設定精靈透過參數化的設定方式填入必要的資訊和選項就能完成所要執行項目的設定。 具有歷史紀錄與例外管理的能力，系統對於所有執行的項目及結果都會紀錄在歷史紀錄(LOG)中，如果設定項目無法正常執行，系統將會把例外訊息主動通知系統管理者，提醒管理者執行後續應變的處理。運用通訊錄設定，對於所有傳遞資料的文件可以直接使用群組軟體(Groupware)的通訊錄來設定收件者不再重複建立相關使用者資料。

 管理資訊系統(MIS)可利用群組軟體(Groupware)整合辦公室自動化(OAS)的功能，使表單會簽、公文傳遞、公告、通訊錄、設備管理、請假…等作業。以數位資料格式流通資訊，型成真正的無紙化辦公室，提供使用者安全、環保、有效率的作業環境。

 以下以二個案例提供參閱實做，實際上可做及活用的部分尚有甚多。

(一) 實際運用案例一(行銷上運用)：

    以圖書館組織來說，就業務面而言即是服務讀者，讀者就是圖書館的客戶，對於服務讀者及其管理以提高業務的達成率，大量節省傳輸時間及有效運用廣告文宣達成業績。

 新式系統資訊處理方式：

 1.      由負責人員進入管理資訊系統(MIS)，將讀者使用館藏的特性分析表篩檢出未來讀者服務的新方向，透過“軟體介面程式”傳送參考服務或技術服務部門。

2.      由負責群組於線上進行電腦會簽通過。

3.      配合行銷廣告及自動傳真軟體與網際網路(INTERNET)之電子信件(EMAIL)功能，由電腦控制自動於夜間省錢時段發出宣傳媒體。

(二) 實際運用案例二(提供MIS或IT部門網管上運用)：

 MIS人員由過去被動式回應解決問題提升至主動式發現問題及防治問題。

•  過去系統人工處理方式：

 1.      當硬碟(HARD DISK)快滿時，往往是機器不能動作或使用單位當機時，才發現，再通知MIS人員處理。

2.      電腦備份不成功或系統不穩定，則需MIS人員自行查看時，才會發現(但未必MIS人員都顧及到)。

•  新式系統資訊處理方式：

 1.      由“軟體介面程式”設定定時自動檢核，於硬碟快滿時，主動對MIS人員發出警告。

2.      電腦備份失敗或系統不穩定時，亦由“軟體介面程式”主動通知MIS人員作業狀況報告。

   六.   結論

     在電腦使用日益普及的今日，幾乎我們可以說是活在電腦的包圍之下。電腦系統的應用也無所不在，管理資訊系統(MIS)也成為我們工作環境中的一環。近幾年來，辦公室自動化系統(OAS)的推行也逐漸地推展開來了。再加上網際網路(INTERNET)的盛行，交通的便利，生活的模式已逐漸地變換為「地球村」的樣子了。我們正逐漸地走向更為便利的資訊流通年代，資訊可以說是「垂手可得」，也可以是掌握在「各人的指尖」了。

如果您工作的環境中有管理資訊系統(MIS)，同時也有辦公室自動化系統(OAS)的工作群組軟體，這時，管理資訊系統(MIS)所產生的資訊，應該也可以透過工作群組的強大訊息交換能力來完成資訊的交流。這樣，不但可以節省資訊傳達的時間，有效的掌握資訊的時效，同時透過自動化的處理，就能省去人工疏忽所造成的不便或失漏。

如果，我們能在這兩者之間建立一條溝通管道，讓的管理資訊系統(MIS)的資訊，可以自動的流到辦公室自動化系統(OAS)中，那我們就能解決許多的問題。沒錯，“軟體介面程式”正是管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化系統(OAS)間一條非常重要的溝通管道。“軟體介面程式”架起管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化系統(OAS)之間的橋樑。

透過“軟體介面程式”，您能更有效的整合、運用所有的資源，提供管理者更好、更及時的資訊！

撰寫/傳技資訊技術支援部 萬永安