一.  前言

       舊有的組織經營型態、組織與結構不再能適用於今日高競爭性、快速變動性的全球環境。過去階級式、完全以內部為重心的權力分配、使用反應遲鈍、生產力低落等傳統組織現象，在新組織環  境中註定是不能長久生存的。同樣地，在非營利組織中，亦需要如同組織化經營方式，組織方能長  治久安。

    新組織的特性，亦即要能迅速針對變遷中的市場條件做出適當的回應。新的資訊科技(IT：Information Technology)架構應是具有彈性的、開放式的網路架構，以便整合組織內所有資訊。使其傳送至整個組織，甚者超越公司範疇，令組織與客戶、供應商、製造廠、夥伴甚至競爭對手等，建立起新的資訊網與新的商業關係。

    現代化組織無可避免地，需使用資訊科技(IT)並且要建立在資訊基礎之上，成為一個即時的(Real-Time)組織，讓資訊驅動整個商業程序，包括重要決策制定、工作執行與目標達成稽核方式等程序。

    組織內部各部門使用者必須能充分運用組織資料庫資源，並能從他們的桌上電腦或出差在外，亦能存取他們自己系統以便獲取組織資源。

 如此可令組織達成兩項關鍵目標：

第一是節省時間成本。

第二是運用省下的時間，開創新的商機。

     在電腦使用日益普及的今日，電腦系統的應用幾乎無所不在，管理資訊系統(MIS：Management Information System)、辦公室自動化系統(OAS：Office Automatic System)與網際網路(Internet)也成為我們工作環境中的一環。而管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化系統(OAS)，如果在同一工作環境下運作，我們可以配合運用網際網路(INTERNET)及組織內部網路(INTRANET)技術，再搭配“軟體介面程式”達到資料交換能力完成資訊交流。

     如此可以節省資訊傳遞的時間，更可有效的掌握資訊的時效，同時透過自動化的處理，亦可避免人為疏忽所造成的漏失與困擾。此“軟體介面程式”正可成為管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化系統(OAS)兩大系統之間的溝通橋樑，自動定時執行管理資訊系統(MIS)程式，並將訊息傳遞至辦公室自動化系統(OAS)中，大量節省管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化系統(OAS)間，傳統人工作業時間及紙張。提供使用者安全、環保、有效率的作業環境。

    “軟體介面程式”將掌握管理資訊系統(MIS)資訊的主控權回歸於需要資訊的使用者手上，進而提昇經營管理的效率強化組織整體競爭力。

      建立起管理資訊系統(MIS)與辦公室自動化系統(OAS)之間的自動化溝通管道，透過程式可以自動定時啟動管理資訊系統(MIS)程式，無須人工作業即可讓管理資訊系統(MIS)程式所產生的資訊轉換到辦公室自動化系統(OAS)中，再透過辦公室自動化系統(OAS)的訊息交換功能來傳遞管理資訊系統(MIS)的訊息。可以使主管操作使用電腦困難排除，使用界面更加人性化。

      運用網際網路(INTERNET)的電子信件(E-MAIL)功能與群組軟體(Groupware)的流程控制與會簽作業，將無時間與地域、國界的差別，主管或處理人員可以隨時隨地在公司、出差在外或家中，甚者在客戶處；都可處理各項辦公室自動化系統(OAS)的訊息及資料。

二. 實施要點

    人類對身邊事物和現象的了解和認識,一般都依賴觀察。但是觀察不見得能精確。許多事物和現象也無法被有效的直接觀察。因此人們經常需要採取[測量]的手段。對無形事物的測量,則往往使用[指標]來代替。

在資訊科技(IT)的組織應用當中,社會或是組織的電腦化程度,一直是一個重要的指標觀念。無論是在宏觀的政策制定,或是單一組織的電腦決策,或是資訊管理實證研究方面,都和電腦化的程度扯上關係。多數人認為提供資訊人員生產力最有效的方法是適當地引進新的技術和方法論。

影響資訊系統績效的因素甚多，但無疑的「人」仍然是其中最重要的因素之一。

      而企業處理再生工程(BRP)是項新觀念已逐漸接受廣泛運用於組織中,並獲得大幅改善組織績效。企業處理程序再生工程重點在於運用"跨功能"的處理程序觀念為中心,配合功能強大的資訊科技(IT),重新思考組織的營運,並進行組織的再造設計,以大幅提昇組織績效。

      目標是:組織轉型成為效能組織。發展過程是整體性,包括:規劃與再造設計階段和作業與持續改良階段。模式強調跨功能的處理程序與整合性的資訊科技(IT)密切配合,集合成新系統是規劃與再造設計的成果,也是作業欲與持續改良的基礎,更是組織轉型成效能組織的重要根基。

      群組軟體(Groupware)是未來極具潛力的發展方向,它充份發揮網路普及的效益,將一般軟體提昇,變成可以支援群體工作,其應用的領域包括最單純且已普遍使用的電子郵件,到幫助群體完成合作任務或共同決策的課題,提出一個可行的發展架構。

      在異質環境上利用分散式架構來建立應用系統這些年來隨著微電腦工作平台的快速發展及電腦網路傳輸速率的高度提升,利用分散式架構模式來發展應用系統以取代傳統集中式處理系統,已經是不可避免的趨勢。利用分散式架構模式來發展一個分散式應用系統。我們利用了傳統的軟體工程方法來分析使用者需求,系統設計，程式撰寫及系統整合。

      對於分散式架構二者工作之劃分，主要是以圖形使用者介面和資料庫處理為依據，分散式架構之間資料傳送則是透過遠方程序呼叫(RPC)來完成。

      由於資訊在組織內的運用日漸普及，從基層的交易處理，中層的管理控制以至於上層的策略規劃，其都扮演日愈吃重的角色，因此，如何提高資訊的品質也成為組織內相當重要的一個課題。

        決策者使用統計套裝軟體處理統計問題以協助決策制定時，須具備足夠的統計專業知識及軟體使用知識，才能在問題確認、模式選擇、模式檢定、運算執行及結果推論等方面得到應有的效益。在整合專家系統及決策支援系統方法，提出一個統計專家決策支援系統的觀念架構及作業流程，並採用軟體整合方法建立原型系統、推演實例，以做為可行性的驗證。

         所有作業流程採用設定模式，再加上提供圖形化清晰的流程瀏覽器，強大的人性化、親和性介面，大大的減少了主管及決策者流程設計的時間及困難。

         在簽核的系統規劃架構應包括如下：簽核延遲處理、文件彙總處理、主管權限設定、組織人員設定、主簽核、會簽、知會、經辦、代理人、權限設定…等功能。而簽核紀錄器可將組織內所有文件之收發文時間登錄，提供管理人員追蹤簽核狀態，亦可做完整的資訊分析，作為流程改善的重要數據。

         以電子文件來取代辦公室內部傳統紙張文件的作業系統，必需藉密碼學的方法如RSA等，提供資料的隱秘性（Secrecy）及確認性（Authentication）。根據此觀念整合提出一應用RSA於辦公室文件電子化的基本方式及應用雛形。我們應用RSA於辦公室文件之簽章及保密。

         在辦公室自動化系統(OAS)的表單；如：公佈欄、請假單、會議追蹤、討論園地、客戶Q&A、業務追蹤、費用申請單、文具申請單、聯絡單、工程變更ECN、ISO9000會簽文件…等。

         在管理資訊系統(MIS)的表單；如：一般傳遞表單：報價單、客戶訂單、估價單、採購訂單、製令單、領料單、退料單、出貨單、進貨單；管理統計表單：業績統計表、利潤分析、成本分析、售價分析、市場分析；財務表單：損益表、資產負債表、現金流量表及各類日報表、週報表、月報表…等。辦公室自動化系統(OAS)的需求，如：電子信箱、工作目標追蹤、個人行程、備忘錄..等功能。加速組織資訊流的速度，縮短管理的級距，加快決策的效率，是組織再造工程的最佳利器。組織內部除了可透過辦公室自動化系統(OAS)中的電子信箱、工作目標進行內部溝通及工作追蹤外，當各系統（如庫存、採購、訂單、財務..等）發生異常現象，會主動地將異常資訊送給相關人員的電子信箱中，並透過網路即時的將警告訊息主動告知相關人員，如此，有如一位在組織體中巡迴的監督者，隨時將組織體異常的訊息主動發掘，並提醒管理者。

        目前全世界組織電腦化的發展趨勢，是以管理資訊系統(MIS)為主要核心，運用關聯式資料庫整合辦公室自動化系統(OAS)、工廠自動化系統(FAS)形成電腦化整合製造(CIM)，使組織內部資訊與製造完全被整合，並且能快速傳遞至需要資訊的地方，加速組織整體的應變能力，以應付快速變化的大環境。

           圖--電腦化成功之道：整合各系統需先求電腦化作業成功的運行

    <下期待續>.........

撰寫/傳技資訊技術支援部 萬永安